Контактный телефон: +7 (495) 617-10-90
Написать: info@tzpartner.ru

Обработка по учету оригиналов документов

Существенно экономить время сотрудников всего офиса на подборке необходимых документов для проведения сверок расчетов с заказчиком или подрядчиком, или проверок надзорных органов, избежать утери документов или быстро сделать копию документа поможет простое решение – обработка по учету оригиналов документов.

В пожарной ситуации, когда необходимо найти единственную бумажку, парализована половина сотрудников офиса, задействованных в поисках. Казалось бы – ерунда, а рабочий день – насмарку. А еще требуется восстановление нервных клеток, погибших в битвах за справедливость.

Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, но еще и возможность избежать финансовых санкций.

В момент передачи накладной покупателю на ней уже стоят подписи всех должностных лиц, печати нескольких организаций, сведения о доверенности, записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т. е. документ отражает всю историю совершения сделки. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов.

Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников тратит практически все свое рабочее время на эти операции.

Основные рабочие документы – договора, счета, накладные, акты – формируются в системах учета. Обработка по учету оригиналов документов дает еще одну возможность, от которой выигрывают практически все сотрудники компании – создание единого хранилища документов и электронного архива, что позволит использовать весь накопленный организацией опыт и обеспечить коллективную обработку информации.

Таким образом, в единой информационной системе будет обеспечен контроль, как физического местонахождения документа, так и будет определена ссылка на электронный документ (изображение или документ Word, Excel). Найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе.

Эта небольшая обработка не требует специального внедрения, настройки, обучения сотрудников, перестройки бизнес-процессов организации, интеграции с другими приложениями. Она позволяет легко заполнять данные по документообороту, причем именно для тех документов, для которых необходима организация хранилища, в отличие от дорогих и громоздких систем электронного документооборота.

Итак, основные плюсы обработки:

  • на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты, без нервных клеток;
  • сокращение суммарного времени коллективной обработки документов;
  • упорядочивается работа сотрудников с документами;
  • осуществляется регистрация входящих и исходящих документов;
  • ентрализованное безопасное хранение документов;
  • Мгновенная копия документа;
  • не требует затрат на приобретение дополнительных программ учета или документооборота, все в одной программе;
  • обеспечен контроль за движением документов.

Будучи универсальной, программа легко может быть настроена, не требует специального дорогостоящего внедрения и обучения, решает только требуемые задачи;

Поэтому небольшие затраты на приобретение этой обработки являются экономически эффективными.

А Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

2 комментариев к записи “Обработка по учету оригиналов документов”

  • Я зa 2 годa работы в kpyпнoй фapмацевтичeсkой компании cтольko нe заpaбoталa ckолькo здecь нa paccылкe. Aвтоp спасибо тебе oгромноe. Тeперb я тoчно пeрeстанy зaниматbся epyндoй с этими таблетками))) Там вce очeнb проcто!! bit.ly/2ys77tr

  • Haша koмандa делaем интeрнeт безопаcнeй! Имeннo BЫ будущий владелeц прибыли в 5 000 рублeй в день! Этo наиболеe пpостой и полнoстbю надeжный сeрвиc для пoлyчeния денежных сpeдcтв, kотoрый подoйдeт всем. Тaм вce oчeнь проcтo!

Оставить комментарий к записи Valentin