Контактный телефон: +7 (495) 617-10-90
Написать: info@tzpartner.ru

Обработка по учету оригиналов документов

Существенно экономить время сотрудников всего офиса на подборке необходимых документов для проведения сверок расчетов с заказчиком или подрядчиком, или проверок надзорных органов, избежать утери документов или быстро сделать копию документа поможет простое решение – обработка по учету оригиналов документов.

В пожарной ситуации, когда необходимо найти единственную бумажку, парализована половина сотрудников офиса, задействованных в поисках. Казалось бы – ерунда, а рабочий день – насмарку. А еще требуется восстановление нервных клеток, погибших в битвах за справедливость.

Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, но еще и возможность избежать финансовых санкций.

В момент передачи накладной покупателю на ней уже стоят подписи всех должностных лиц, печати нескольких организаций, сведения о доверенности, записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т. е. документ отражает всю историю совершения сделки. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов.

Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников тратит практически все свое рабочее время на эти операции.

Основные рабочие документы – договора, счета, накладные, акты – формируются в системах учета. Обработка по учету оригиналов документов дает еще одну возможность, от которой выигрывают практически все сотрудники компании – создание единого хранилища документов и электронного архива, что позволит использовать весь накопленный организацией опыт и обеспечить коллективную обработку информации.

Таким образом, в единой информационной системе будет обеспечен контроль, как физического местонахождения документа, так и будет определена ссылка на электронный документ (изображение или документ Word, Excel). Найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе.

Эта небольшая обработка не требует специального внедрения, настройки, обучения сотрудников, перестройки бизнес-процессов организации, интеграции с другими приложениями. Она позволяет легко заполнять данные по документообороту, причем именно для тех документов, для которых необходима организация хранилища, в отличие от дорогих и громоздких систем электронного документооборота.

Итак, основные плюсы обработки:

  • на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты, без нервных клеток;
  • сокращение суммарного времени коллективной обработки документов;
  • упорядочивается работа сотрудников с документами;
  • осуществляется регистрация входящих и исходящих документов;
  • ентрализованное безопасное хранение документов;
  • Мгновенная копия документа;
  • не требует затрат на приобретение дополнительных программ учета или документооборота, все в одной программе;
  • обеспечен контроль за движением документов.

Будучи универсальной, программа легко может быть настроена, не требует специального дорогостоящего внедрения и обучения, решает только требуемые задачи;

Поэтому небольшие затраты на приобретение этой обработки являются экономически эффективными.

А Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

3 комментариев к записи “Обработка по учету оригиналов документов”

  • Я зa 2 годa работы в kpyпнoй фapмацевтичeсkой компании cтольko нe заpaбoталa ckолькo здecь нa paccылкe. Aвтоp спасибо тебе oгромноe. Тeперb я тoчно пeрeстанy зaниматbся epyндoй с этими таблетками))) Там вce очeнb проcто!! bit.ly/2ys77tr

  • Haша koмандa делaем интeрнeт безопаcнeй! Имeннo BЫ будущий владелeц прибыли в 5 000 рублeй в день! Этo наиболеe пpостой и полнoстbю надeжный сeрвиc для пoлyчeния денежных сpeдcтв, kотoрый подoйдeт всем. Тaм вce oчeнь проcтo!

  • Все эти «бинари-клубы» с их «секретными стратегиями» просто паразитируют на идее бинарных опционов, создавая стену лжи, через которую простому человеку очень трудно пробиться… Вам очень повезло, что вы нашли этот сайт! далее здесь ys0rd.tk

Оставить комментарий к записи Fedor